Hướng dẫn xin visa Đan Mạch chi tiết từ A đến Z

Visa Đan Mạch là visa Schengen do Đan Mạch cấp, cho phép bạn du lịch, thăm thân hoặc công tác tại Đan Mạch và đi lại trong khối Schengen tối đa 90 ngày. Vì hồ sơ nộp tại Việt Nam được chuyển sang Đại sứ quán Đan Mạch ở Bangkok xét, bạn gần như không có cơ hội giải thích thêm, nên chuẩn bị đủ và đúng ngay từ lần nộp đầu là điều quan trọng nhất.

Dưới đây là toàn bộ những gì bạn cần biết, từ điều kiện, lệ phí, thời gian xét, danh sách hồ sơ cho từng diện cho đến 6 bước nộp hồ sơ, bắt đầu từ lúc tạo tài khoản khai đơn online và kết thúc khi bạn nhận lại hộ chiếu đã dán visa.

Đan Mạch có nằm trong khối Schengen không?

Có. Đan Mạch là thành viên của khối Schengen, vì vậy visa du lịch Đan Mạch chính là visa Schengen loại C. Khi có visa này, bạn được đi lại trong toàn khối với tổng thời gian lưu trú không quá 90 ngày trong bất kỳ khoảng 180 ngày nào, trừ khi tem visa ghi giới hạn khác.

Toàn cảnh cảng Nyhavn và những dãy nhà màu sắc tại Copenhagen, Đan Mạch.

Riêng Greenland và quần đảo Faroe, tuy thuộc Vương quốc Đan Mạch nhưng lại không nằm trong khối Schengen, nên visa Đan Mạch thông thường không dùng được ở hai vùng này. Nếu muốn ghé đây, bạn cần ghi rõ nơi định đến ngay khi xin visa để tem visa được ghi giá trị cho Greenland hoặc Faroe.

Trường hợp chuyến đi qua nhiều nước Schengen, bạn nộp hồ sơ cho nước mình ở lâu nhất, còn nếu số ngày ở các nước bằng nhau thì nộp cho nước nhập cảnh đầu tiên. Như vậy, bạn chỉ xin visa Đan Mạch khi Đan Mạch là nơi bạn ở lâu nhất, hoặc là nơi đặt chân đầu tiên trong một hành trình chia đều số ngày.

Các loại visa Đan Mạch

Visa ngắn hạn (visa Schengen)

Visa ngắn hạn dành cho các chuyến đi không quá 90 ngày và được chia theo mục đích chuyến đi. Với người Việt Nam, ba diện phổ biến nhất là:

• Du lịch: đi tham quan, nghỉ dưỡng, tự túc hoặc theo tour.
• Thăm thân: thăm người thân, bạn bè đang sống ở Đan Mạch.
• Công tác: dự họp, hội chợ, hội nghị, làm việc với đối tác tại Đan Mạch.

Bên cạnh đó còn có các diện ít gặp hơn như chữa bệnh, đoàn công tác chính phủ, sự kiện văn hoá, thể thao hay khoá học ngắn hạn. Phần hồ sơ dưới đây tập trung vào ba diện phổ biến ở trên.

Dãy nhà đầy màu sắc và thuyền trên kênh Nyhavn, địa điểm du lịch Copenhagen.

Visa dài hạn

Nếu muốn ở Đan Mạch quá 90 ngày để làm việc, du học hay đoàn tụ gia đình, bạn không xin visa mà phải xin giấy phép cư trú. Đây là một thủ tục riêng với điều kiện và hồ sơ khác hẳn visa ngắn hạn, vì vậy bài này không đi sâu.

Những người đi xe đạp qua giao lộ trước tòa nhà cổ tại Copenhagen, Đan Mạch.

Điều kiện xin visa Đan Mạch

Để được cấp visa Đan Mạch, hồ sơ của bạn cần đáp ứng đủ năm điều kiện sau:

• Hộ chiếu: cấp trong vòng 10 năm, còn hạn ít nhất 3 tháng tính từ ngày bạn dự kiến rời khối Schengen và còn ít nhất 2 trang trống.
• Mục đích chuyến đi rõ ràng: lịch trình, chỗ ở và vé máy bay đặt chỗ phải khớp với nhau.
• Đủ tài chính: khoảng 350 DKK mỗi ngày nếu ở nhà người quen và người đó lo chi phí, khoảng 500 DKK mỗi ngày nếu ở khách sạn, theo mức tham chiếu của Cục Di trú Đan Mạch.
• Bảo hiểm du lịch: mức bồi thường tối thiểu 30.000 EUR, có hiệu lực ở toàn khối Schengen trong suốt chuyến đi, chi trả cấp cứu, nằm viện và hồi hương.
• Ràng buộc với Việt Nam: công việc, gia đình, tài sản cho thấy bạn chắc chắn quay về trước khi visa hết hạn.

Bìa hộ chiếu phổ thông Việt Nam màu xanh tím than dùng trong hồ sơ xin visa Đan Mạch.

Xin visa Đan Mạch có khó không?

Không khó nếu hồ sơ rõ ràng, nhưng Đan Mạch xét khá kỹ. Cục Di trú Đan Mạch chia các nước cần visa thành 5 nhóm theo mức rủi ro ở lại quá hạn và xếp Việt Nam vào nhóm 3, tức nhóm được đánh giá có rủi ro đáng kể.

Tuy vậy, điều này không có nghĩa người Việt Nam khó được cấp visa. Khi hồ sơ cho thấy rõ bạn sẽ về nước đúng hạn, visa vẫn được cấp như với công dân các nước khác. Nhóm nước chỉ được đem ra xét khi hồ sơ để lại nghi ngờ, và lúc đó người thuộc nhóm 3 thường cần có quan hệ gần với người mời đang sống ở Đan Mạch như vợ chồng, con cái, bố mẹ hay anh chị em. Chính vì thế, với chuyến du lịch không có người thân bên đó, giấy tờ chứng minh công việc, thu nhập và tài sản ở Việt Nam là thứ quyết định kết quả.

Cung điện Christiansborg cạnh kênh nước tại trung tâm thủ đô Copenhagen của Đan Mạch.

Ngoài ra, hồ sơ của công dân Việt Nam luôn phải qua bước tham vấn giữa các nước Schengen. Bước này có thể mất tới 9 ngày và visa chỉ được cấp sau khi tham vấn xong, nên bạn cần tính khoảng thời gian này vào kế hoạch.

Nộp visa Đan Mạch ở đâu?

Bạn nộp hồ sơ tại Trung tâm tiếp nhận hồ sơ thị thực Đan Mạch do VFS Global vận hành, vì Đại sứ quán Đan Mạch tại Hà Nội không nhận hồ sơ visa trực tiếp. Hiện có hai trung tâm:

• Hà Nội: phòng 207, tầng 2, tòa Ocean Park, số 1 Đào Duy Anh.
• TP.HCM: tầng 3B, tòa REE Tower, số 9 Đoàn Văn Bơ.

Hai trung tâm dùng chung số điện thoại +84 28 3521 2002 và chỉ nhận hồ sơ theo lịch hẹn đặt trước. Ngoài visa Đan Mạch, đây cũng là nơi nhận hồ sơ xin visa Iceland, Litva và hồ sơ đi Greenland, Faroe.

Sau khi nhận, VFS chuyển hồ sơ về Đại sứ quán Đan Mạch tại Hà Nội, rồi Đại sứ quán Đan Mạch tại Bangkok mới là nơi xét duyệt toàn bộ hồ sơ visa ngắn hạn nộp tại Việt Nam. Do đó, mọi câu hỏi về tình trạng hồ sơ, kết quả hay khiếu nại, bạn liên hệ VFS hoặc Đại sứ quán tại Bangkok chứ không hỏi Đại sứ quán tại Hà Nội.

Lệ phí xin visa Đan Mạch

Chi phí xin visa gồm hai khoản trả ở hai nơi khác nhau: lệ phí xét duyệt trả cho phía Đan Mạch qua hệ thống ApplyVisa, và phí dịch vụ trả cho VFS Global khi nộp hồ sơ.

Khoản phí	Mức phí	Trả ở đâu
Lệ phí visa người lớn và trẻ từ 12 tuổi	90 EUR	ApplyVisa, khi khai đơn
Lệ phí visa trẻ từ 6 đến dưới 12 tuổi	45 EUR	ApplyVisa, khi khai đơn
Lệ phí visa trẻ dưới 6 tuổi	Miễn phí	Không phải trả
Phí dịch vụ VFS Global	19 EUR (khoảng 580.000đ)	VFS, khi đặt lịch hoặc tại trung tâm
Phí vận chuyển hồ sơ khi nộp tại TP.HCM	5 EUR (khoảng 153.000đ)	VFS TP.HCM, bắt buộc

Phí xét duyệt visa

Lệ phí visa được trả online bằng thẻ ngay trên ApplyVisa, tính bằng EUR, và bị trừ vào tài khoản ngay khi bạn thanh toán. Vì đây là phí xét hồ sơ chứ không phải phí cấp visa, nên dù bị từ chối, bạn cũng không được hoàn lại.

Bạn chỉ được hoàn lệ phí khi huỷ hồ sơ trước lúc Đại sứ quán bắt đầu xét. Trường hợp chắc chắn nhất là bạn đã khai và trả tiền trên ApplyVisa nhưng chưa đến VFS nộp, khi đó chỉ cần huỷ ngay trên ApplyVisa và yêu cầu hoàn tiền. Còn nếu đã nộp hồ sơ ở VFS rồi mới huỷ, bạn chỉ được hoàn khi Đại sứ quán chưa bắt đầu xét. Tiền hoàn về tài khoản có thể mất vài ngày đến vài tuần tuỳ ngân hàng.

Phí dịch vụ VFS Global

Phí dịch vụ VFS là 19 EUR mỗi hồ sơ, được thu bằng VNĐ theo tỷ giá nên số tiền thực trả có thể thay đổi theo từng thời điểm. Bạn có thể trả online ngay khi đặt lịch, hoặc trả tại trung tâm bằng tiền mặt, thẻ hay chuyển khoản qua mã QR. Nếu nộp tại TP.HCM, bạn trả thêm 5 EUR phí vận chuyển hồ sơ. Khác với lệ phí visa, phí VFS không được hoàn lại trong bất kỳ trường hợp nào.

Làm visa Đan Mạch mất bao lâu?

Thời gian xét thông thường là 15 ngày tính từ ngày bạn nộp hồ sơ tại VFS. Tuy nhiên, nếu hồ sơ phải bổ sung giấy tờ, cần kiểm tra thêm hoặc được nộp vào mùa cao điểm hè, thời gian chờ có thể kéo dài hơn.

Bạn được nộp hồ sơ sớm nhất 6 tháng và thường muộn nhất 15 ngày trước ngày đi. Dù vậy, nên nộp trước ít nhất một tháng để còn thời gian xử lý nếu bị yêu cầu bổ sung. Nếu hồ sơ có giấy tờ phải làm Apostille (xem phần hồ sơ nhân thân bên dưới), bạn cộng thêm vài ngày chuẩn bị nữa.

Biển chỉ dẫn khu khởi hành và kiểm tra an ninh tại sân bay Copenhagen.

Hồ sơ xin visa Đan Mạch

Trước khi bắt đầu gom hồ sơ, bạn cần nắm hai quy định áp dụng cho mọi giấy tờ:

• Giấy tờ tiếng Việt: phải kèm bản dịch sang tiếng Anh có công chứng, riêng hộ chiếu thì không cần dịch.
• Cách in nộp: giấy tờ in một mặt trên khổ A4, không bấm ghim.

Hồ sơ nhân thân

• Thư xác nhận (cover letter) in ra từ ApplyVisa sau khi khai đơn, có chữ ký của người nộp.
• Biên lai thanh toán lệ phí in từ ApplyVisa.
• Hộ chiếu bản gốc đáp ứng điều kiện ở trên, không cần photo hộ chiếu hiện tại.
• Bản sao các visa cũ, dấu xuất nhập cảnh trên hộ chiếu cũ (nếu có).
• Giấy tờ đổi họ tên (nếu có).
• Giấy xác nhận thông tin về cư trú (mẫu CT07) để chứng minh nơi cư trú tại Việt Nam.
• Giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn hoặc giấy chứng tử của vợ/chồng (nếu có).

Ảnh thẻ không bắt buộc nếu bạn lấy vân tay ngay hôm nộp hồ sơ. Trường hợp cần nộp ảnh, ảnh phải cỡ 35 x 45 mm, nền sáng, khuôn mặt tính từ đỉnh đầu đến cằm cao 30 đến 36 mm.

Với trẻ dưới 18 tuổi, hồ sơ cần thêm giấy khai sinh và bản sao giấy tờ tuỳ thân của bố mẹ. Nếu trẻ đi cùng một trong hai bố mẹ, phải có văn bản đồng ý của người còn lại, trừ khi người đi cùng có quyền nuôi con duy nhất. Còn nếu trẻ đi một mình, cần văn bản đồng ý của cả bố và mẹ.

Giấy đăng ký kết hôn, ly hôn, giấy chứng tử của vợ/chồng, giấy khai sinh, giấy tờ của bố mẹ và văn bản đồng ý cho trẻ đi là nhóm giấy tờ phải được cơ quan có thẩm quyền xác nhận, và bản xác nhận không được quá 3 tháng tính đến ngày nộp. Vì vậy, sau khi dịch công chứng, bạn mang nhóm giấy tờ này đi làm chứng nhận Apostille tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao (40 Trần Phú, Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM (số 6 Alexandre de Rhodes). Trước khi đến nộp, bạn khai tờ khai trên Cổng Dịch vụ công. Lệ phí là 30.000đ mỗi bản, và hồ sơ dưới 5 giấy tờ thường xong trong 1 ngày làm việc.

Hồ sơ công việc

• Người đi làm: 3 phiếu lương gần nhất, hợp đồng lao động hoặc giấy xác nhận đang làm việc, đơn xin nghỉ phép đã được duyệt.
• Chủ doanh nghiệp, hộ kinh doanh: giấy đăng ký kinh doanh và chứng từ nộp thuế, trong đó giấy đăng ký kinh doanh cũng phải làm Apostille như trên.
• Người nghỉ hưu: sao kê nhận lương hưu.
• Học sinh, sinh viên: giấy xác nhận đang học tại trường và đơn xin nghỉ học trong thời gian đi.

Nhân viên văn phòng xem xét tài liệu và hồ sơ công việc tại bàn làm việc.

Hồ sơ tài chính

Bạn cần chứng minh có đủ tiền cho cả chuyến đi, tối thiểu khoảng 350 DKK mỗi ngày nếu ở nhà người quen lo chi phí, hoặc khoảng 500 DKK mỗi ngày nếu ở khách sạn. Giấy tờ nên nộp gồm:

• Sao kê tài khoản ngân hàng 3 tháng gần nhất, có dấu xác nhận của ngân hàng.
• Các nguồn khác nếu có: tiền kiều hối gửi về đều đặn, thẻ tín dụng, thu nhập đều đặn từ cho thuê nhà, đất.
• Giấy tờ tài sản như sổ đỏ, sổ tiết kiệm, tuy không bắt buộc nhưng giúp hồ sơ ràng buộc chắc hơn.

Người đang xem sao kê ngân hàng và giấy tờ tài chính trên bàn làm việc.

Số dư nên vượt mức tối thiểu một khoảng, vì ngoài chi phí ăn ở, bạn còn phải trang trải vé máy bay và các khoản phát sinh.

Hồ sơ chuyến đi

• Lịch trình hoặc bản mô tả chi tiết chuyến đi.
• Đặt chỗ vé máy bay, tàu hoặc phà khứ hồi với ngày đi về cố định, không quá 90 ngày. Bạn chỉ đặt giữ chỗ, chưa mua vé.
• Xác nhận đặt phòng khách sạn ở Đan Mạch và các nước Schengen khác nếu đi nhiều nước.
• Bảo hiểm du lịch bản gốc, mức bồi thường tối thiểu 30.000 EUR, có hiệu lực toàn khối Schengen trong suốt chuyến đi.

Phòng khách sạn phong cách Bắc Âu với giường ngủ và ghế ngồi tại Copenhagen.

Nếu đi theo tour du lịch Đan Mạch của Hoàng Việt Travel, bạn không phải tự lo phần lịch trình, đặt chỗ vé máy bay, khách sạn và bảo hiểm, vì công ty chuẩn bị toàn bộ; phí visa gồm lệ phí, phí VFS và dịch thuật cũng đã nằm trong giá tour. Sau khi ký hợp đồng và đặt cọc, chúng tôi hướng dẫn bạn chuẩn bị giấy tờ cá nhân theo đúng nghề nghiệp của mình. Đến ngày hẹn, bạn tự đến VFS nộp hồ sơ, lấy vân tay và có nhân viên đón tại trung tâm. Trường hợp trượt visa, công ty hoàn tiền cọc sau khi trừ 6.000.000đ mỗi người.

Giấy tờ bổ sung cho visa thăm thân

Ngoài các nhóm hồ sơ trên, người xin visa thăm thân cần nộp thêm giấy tờ từ phía người mời ở Đan Mạch:

• Thư mời của người đang sống ở Đan Mạch, nên dùng mẫu VU2 của Cục Di trú Đan Mạch hoặc thư mời online.
• Bản sao hộ chiếu hoặc căn cước của người mời, kèm bản sao thẻ cư trú nếu người mời là người nước ngoài.
• Sao kê ngân hàng 3 tháng gần nhất của người mời, nếu người mời lo chi phí và bạn chưa chứng minh tài chính bằng cách khác.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ với người mời như giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, cũng phải dịch công chứng và làm Apostille.

Quan hệ càng gần thì hồ sơ càng chắc. Với nhóm nước của Việt Nam, người mời là vợ chồng, con, bố mẹ hoặc anh chị em ruột sẽ giúp hồ sơ thăm thân thuận lợi hơn hẳn so với bạn bè hay người quen.

Giấy tờ bổ sung cho visa công tác

Người xin visa công tác dùng quyết định cử đi công tác của công ty thay cho đơn nghỉ phép, đồng thời nộp thêm:

• Giấy tờ chứng minh hoạt động của công ty như giấy phép xuất nhập khẩu, đăng ký kinh doanh, hợp đồng hoặc chứng từ giao dịch với đối tác.
• Thư mời của doanh nghiệp hoặc cơ quan tại Đan Mạch, nêu rõ mục đích chuyến đi, các lần làm việc trước đó và hai bên biết nhau qua đâu, nên dùng mẫu VU1 của Cục Di trú Đan Mạch hoặc thư mời online.
• Vé hoặc xác nhận tham dự hội chợ, hội nghị (nếu có).
• Nếu ở nhà người mời: bản sao hộ chiếu hoặc căn cước của người mời, kèm sao kê 3 tháng của người mời nếu người mời lo chi phí.

Thủ tục xin visa du lịch Đan Mạch

Bước 1: Tạo tài khoản ApplyVisa

Mọi đơn xin visa Đan Mạch ngắn hạn đều khai trên ApplyVisa (applyvisa.um.dk), hệ thống của Bộ Ngoại giao Đan Mạch, và bạn phải có tài khoản trước khi khai đơn. Vì một tài khoản khai được không giới hạn số đơn, một người trong gia đình có thể tạo tài khoản rồi khai cho cả nhà.

Để tạo tài khoản, bạn vào trang chủ ApplyVisa và nhấn REGISTER ở góc trên bên phải.

Nhấn REGISTER trên trang chủ ApplyVisa để đăng ký tài khoản.

Tiếp theo, hệ thống hỏi bạn có đồng ý cho Bộ Ngoại giao Đan Mạch lưu tên, số điện thoại và email để tạo tài khoản hay không. Bạn tick vào ô đồng ý rồi nhấn NEXT.

Tick ô đồng ý quy định bảo vệ dữ liệu rồi nhấn NEXT.

Sau đó, bạn điền tên (First names) và họ (Last name) đúng như trên hộ chiếu, cùng số điện thoại, email và mật khẩu. Mật khẩu cần ít nhất 8 ký tự, gồm cả chữ thường, chữ hoa và chữ số. Do email không đổi được sau khi đăng ký, bạn nên dùng email mình thường xuyên kiểm tra. Điền xong, nhấn CREATE USER.

Điền họ tên đúng hộ chiếu, số điện thoại, email, mật khẩu rồi nhấn CREATE USER.

Khi màn hình REGISTRATION SUCCESSFUL hiện ra, tài khoản đã được tạo nhưng vẫn chưa dùng được, vì bạn phải kích hoạt qua email trước khi đăng nhập.

Màn hình REGISTRATION SUCCESSFUL báo tạo tài khoản thành công, chờ kích hoạt qua email.

Lúc này, bạn mở hộp thư, tìm email gửi từ no-reply@um-vis.dk với tiêu đề "Information about user account and data protection" rồi nhấn vào đường link trong thư. Gmail có thể nhận thư này chậm, vì vậy nếu có địa chỉ email khác thì nên dùng, và đừng quên xem cả thư mục thư rác.

Email kích hoạt tài khoản ApplyVisa gửi từ no-reply@um-vis.dk.

Sau khi kích hoạt, bạn quay lại ApplyVisa và nhấn LOGIN để đăng nhập bằng email, mật khẩu vừa tạo.

Nhấn LOGIN để đăng nhập ApplyVisa bằng tài khoản vừa kích hoạt.

Bước 2: Khai đơn và thanh toán online

Khi đã đăng nhập, bạn nhấn APPLY FOR VISA để bắt đầu khai đơn. Đơn khai bằng tiếng Anh, và mọi thông tin phải khớp với hộ chiếu cũng như giấy tờ bạn sẽ nộp.

Đăng nhập rồi nhấn APPLY FOR VISA để bắt đầu khai đơn.

Hệ thống sẽ hỏi bạn khai cho một người hay cả nhóm. Bạn chọn APPLY FOR INDIVIDUAL VISA nếu khai cho một người, hoặc APPLY FOR GROUP VISA nếu nhiều người đi cùng nhau như gia đình. Với cách khai theo nhóm, mỗi người vẫn có đơn riêng, nhưng điểm đến, ngày đi và mục đích chuyến đi chỉ phải điền một lần, còn lệ phí của cả nhóm được trả chung trong một lần thanh toán.

Chọn khai đơn cá nhân hoặc khai theo nhóm.

Đơn có khoảng 20 bước, số bước thay đổi tuỳ thông tin bạn khai. Nội dung giống mẫu đơn Schengen bản giấy, chỉ khác ở thứ tự các mục. Gặp ô chưa rõ cách điền, bạn rê chuột vào biểu tượng dấu hỏi bên cạnh để xem giải thích và số mục tương ứng trên mẫu đơn giấy.

Rê chuột vào dấu hỏi cạnh mỗi ô để xem hướng dẫn điền.

Khai xong, bạn sẽ đến trang SUMMARY. Trước hết, hãy xem dòng Note ở đầu trang: dòng này phải ghi hồ sơ gửi tới Vietnam, nếu ghi nước khác tức là bạn đã chọn sai nơi nộp ở mục "Where are you submitting the application?" và cần sửa lại. Sau đó, bạn mở từng mục, đối chiếu với hộ chiếu và lịch trình, rồi nhấn Edit để sửa chỗ sai. Chỉ nhấn PAYMENT khi đã kiểm tra kỹ, vì sau khi thanh toán, bạn phải nộp hồ sơ đúng với những thông tin này.

Trang SUMMARY để kiểm tra và sửa thông tin trước khi thanh toán.

Thanh toán lệ phí: bạn cần một thẻ thanh toán quốc tế như Visa, MasterCard, JCB hoặc American Express, vì thẻ ATM nội địa không dùng được. Ở màn hình chọn phí, bạn chọn mức phí hiển thị rồi nhấn GO TO PAYMENT. Nếu khai theo nhóm, hãy nhấn vào từng người trong bảng để chọn phí cho người đó, với mức phí theo độ tuổi như bảng lệ phí bên trên. Sau đó, kéo xuống đọc phần điều khoản giao dịch và nhấn PAY.

Đọc điều khoản giao dịch rồi nhấn PAY để chuyển sang cổng thanh toán.

Hệ thống chuyển bạn sang cổng thanh toán. Tại đây, bạn chọn loại thẻ, nhập số thẻ, ngày hết hạn, mã bảo mật rồi nhấn Validate payment.

Nhập thông tin thẻ quốc tế rồi nhấn Validate payment.

Khi màn hình báo "Payment accepted", bạn bắt buộc phải nhấn Next để quay lại ApplyVisa, vì nếu bỏ qua bước này, khoản thanh toán sẽ không được ghi nhận vào đơn của bạn.

Thanh toán xong phải nhấn Next để quay lại ApplyVisa.

In thư xác nhận: sau khi quay lại ApplyVisa, màn hình "Your application has been registered" hiện ra kèm mã hồ sơ. Bạn nhấn PRINT COVER LETTER để in thư xác nhận (cover letter), ký tên và mang theo khi đi nộp hồ sơ, đồng thời nhấn Receipt để in biên lai lệ phí. Cả hai đều được lưu trong mục My applications, nên bạn có thể đăng nhập lại để in bất cứ lúc nào.

Nhấn PRINT COVER LETTER để in thư xác nhận, ký tên và nộp kèm hồ sơ.

Màn hình này ghi hồ sơ được chuyển tới Đại sứ quán Đan Mạch tại Việt Nam. Thông tin đó khớp với quy trình thực tế, vì hồ sơ nộp ở VFS được chuyển về Đại sứ quán tại Hà Nội trước, rồi mới sang Đại sứ quán tại Bangkok xét duyệt. Ngoài ra, danh sách giấy tờ trên màn hình có ghi ảnh thẻ, nhưng khi nộp tại VFS Việt Nam, bạn không cần mang ảnh nếu lấy vân tay ngay hôm nộp hồ sơ.

Bước 3: Đặt lịch hẹn

Bạn đặt lịch nộp hồ sơ trên website của VFS Global dành cho visa Đan Mạch tại Việt Nam, chọn trung tâm Hà Nội hoặc TP.HCM, đúng diện visa (du lịch, thăm thân hay công tác) và ngày giờ còn trống. Phí dịch vụ VFS có thể trả ngay lúc đặt lịch hoặc để đến trung tâm mới trả. Nếu nộp tại TP.HCM, nhớ tính thêm 5 EUR phí vận chuyển hồ sơ bắt buộc.

Tốt nhất là khai xong ApplyVisa rồi mới đặt lịch, để đến ngày hẹn bạn đã có sẵn cover letter. Mùa hè là cao điểm nên lịch hẹn kín rất nhanh, vì vậy hãy đặt ngay khi chốt được ngày đi.

Bước 4: Chuẩn bị và sắp xếp hồ sơ

Trong lúc chờ đến ngày hẹn, bạn gom đủ giấy tờ theo danh sách ở trên. Nhóm giấy tờ phải dịch công chứng và làm Apostille nên làm đầu tiên, vì đây là phần mất nhiều thời gian nhất. Khi đã đủ, bạn sắp xếp hồ sơ theo đúng thứ tự trong danh sách, in một mặt khổ A4, không bấm ghim, và mang theo cả bản gốc để đối chiếu khi cần.

Mẫu giấy tờ xin visa Đan Mạch đặt trên bàn cạnh bút viết và bìa hồ sơ.

Bước 5: Nộp hồ sơ và lấy sinh trắc học

Đúng ngày giờ hẹn, bạn đến trung tâm VFS đã chọn (địa chỉ ở phần nộp hồ sơ phía trên), mang theo hộ chiếu, cover letter đã ký và toàn bộ hồ sơ. Sau khi nhân viên kiểm tra và nhận hồ sơ, bạn được chụp ảnh và lấy vân tay. Trẻ dưới 12 tuổi và người đã lấy vân tay xin visa Schengen trong vòng 59 tháng trước đó được miễn bước lấy vân tay.

Bàn tay đặt trên thiết bị quét dấu vân tay sinh trắc học khi làm thủ tục visa.

Nếu hồ sơ thiếu giấy tờ, bạn sẽ nhận phiếu ghi rõ những gì còn thiếu và phải bổ sung tại VFS trong vòng 5 ngày, tính cả ngày ký phiếu. Quá hạn mà chưa bổ sung, Đại sứ quán sẽ xét theo hồ sơ đang có.

Bước 6: Theo dõi hồ sơ và nhận kết quả

Sau khi nộp, bạn theo dõi tình trạng hồ sơ ở mục Kiểm tra tình trạng hồ sơ trên website VFS. Nếu có thắc mắc trong thời gian chờ, bạn hỏi trung tâm VFS nơi mình đã nộp qua số điện thoại +84 28 3521 2002, chứ không hỏi Đại sứ quán tại Hà Nội. Trong quá trình xét, Đại sứ quán có thể yêu cầu thêm giấy tờ hoặc mời phỏng vấn nếu thấy cần. Khi có kết quả, VFS sẽ báo để bạn đến nhận lại hộ chiếu.

Ngay khi nhận hộ chiếu, bạn nên kiểm tra tem visa, gồm họ tên, số hộ chiếu, thời hạn, số lần nhập cảnh và số ngày được ở, để nếu có sai sót thì báo ngay cho VFS.

Cận cảnh tem thị thực Schengen với họa tiết bảo an in trên trang hộ chiếu.

Kinh nghiệm xin visa Đan Mạch

Nộp đủ hồ sơ ngay từ đầu

Đại sứ quán chỉ cho 5 ngày để bổ sung giấy tờ còn thiếu, quá hạn thì hồ sơ được xét theo những gì đang có. Hơn nữa, hồ sơ được xét ở Bangkok nên bạn không có cơ hội giải thích trực tiếp. Vì vậy, hãy rà lại danh sách giấy tờ trước ngày hẹn, nhất là bản dịch công chứng và Apostille, bởi hai thứ này khó làm kịp trong vài ngày nếu con dấu trên giấy tờ gặp trục trặc.

Chứng minh ràng buộc với Việt Nam

Với nhóm nước của Việt Nam, Đại sứ quán cần thấy rõ bạn sẽ quay về. Những giấy tờ có sức nặng nhất là công việc ổn định, đơn nghỉ phép được duyệt với ngày đi làm lại cụ thể, gia đình ở Việt Nam và tài sản đứng tên mình. Bên cạnh đó, thu nhập trên phiếu lương, sao kê và hợp đồng lao động nên khớp nhau, bởi một khoản tiền lớn bất ngờ chuyển vào tài khoản ngay trước khi nộp dễ khiến hồ sơ bị nghi ngờ hơn là được đánh giá cao.

Lên lịch trình chuyến đi hợp lý

Lịch trình nên vừa sức và khớp với vé máy bay, khách sạn cũng như số ngày nghỉ phép. Nếu đi nhiều nước, Đan Mạch phải là nơi bạn ở lâu nhất. Riêng vé máy bay, bạn chỉ đặt giữ chỗ và không mua trước khi có visa, vừa tránh mất tiền nếu bị từ chối, vừa đúng yêu cầu của Đại sứ quán.

Máy bay SAS đỗ tại sân bay Copenhagen trước giờ khởi hành.